Hankkeiden ja toimintojen osallistujarekisteri (muut kuin ESR-hankkeet)

Rekisterinpitäjä

Nuorten Ystävät ry

Rekisterin nimi

Hankkeiden ja toimintojen osallistujarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Nuorten Ystävien hankkeiden ja toimintojen osallistujien suostumus tietojen käyttämiseen. Tietoja käytetään käytännön toimintaan osallistujien kanssa, viestintään osallistujille sekä tilastointiin ja raportointiin.

Nuorten Valmennuspajojen osalta Nuorisolaki (13-14§) vaatii, että nuorten työpajan on seurattava toimintansa tuloksia. Nuorten työpajatoiminnassa voidaan käsitellä sopimuksessa tai työpajalle laissa säädetyssä tehtävässä saatuja tietoja valmennukseen tulevan ja valmennuksessa olevan nuoren yksilöimiseksi ja työpajatoiminnan tehtävien hoitamiseksi.

Valtiontukea saavien nuorten työpajojen sekä Veikkausvoittovaroista tukea saavien hankkeiden ja toimintojen tulee kerätä tietoa hankkeen toiminnasta antaakseen valtionapuviranomaiselle valtionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi oikeat ja riittävät tiedot. (Valtionavustuslaki 14§).

 

Rekisterin tietosisältö

Klubitalot (kaikkien tietojen antaminen vapaaehtoista):

nimi, syntymäaika, osoite, sähköposti ja puhelinnumero, mahdollinen työttömyyden kesto, työelämän ulkopuolella olo tai työssä oloon liittyvät tiedot, suoritetun koulutuksen aste, Klubitalolla käyntitiedot tilastointia varten.

Valmennuspajat:

nimi, syntymäaika, henkilötunnuksen loppuosa (vapaaehtoinen), sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koulutustausta, äidinkieli, kotimaa, jakson aloitus- ja päättymispäivä, jakson pituus, mitä kautta asiakas on saapunut, koulutustausta ja tutkinto, sijoittuminen jakson aikana, tilanne vuoden jälkeen, asiakkaan tavoite, tukitoimenpide, valmennusmenetelmät ja palvelut, yksilölliset suunnitelmat ja arvioinnit, yhteistyö, hyvinvointi ja terveys, erilliset tukipalvelut, lisäksi tarvittaessa muistiossa koonti tapaamisista.

Paperisena asiakkaiden sosiaalisen kuntoutuksen, kuntouttavan työtoiminnan ja työkokeilun sopimusten kopiot. Kerätään myös sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden yhteystietoja.

Vanhempien Akatemia:

Varsinaisessa toiminnassa kerätään etunimi ja sähköpostiosoite palautteen keräämistä varten. Koulutuksiin ja tapahtumiin Ilmoittautumisia varten kerätään nimi, sukupuoli, ikähaarukka, sähköpostiosoite, missä roolissa osallistuu koulutukseen. Lisäksi rahoittajalle tehtyä raportointia varten vapaaehtoisesti kysytään lasten määrää, perhemuotoa, postinumeroa. Tämä tieto anonymisoidaan.

Komiasti-tiimi (Vanhempien Akatemian toiminta):

Etunimi, ikä, sukupuoli, opiskelupaikka, yhteyshenkilöt, millä luokalla on, yhteydenpito, tapaamiset ja toimenpiteet.

Vanhempien Akatemian tapahtumat, luennot ja ryhmät

Tapahtumiin ilmoittautumisessa (luennot, ryhmät, tapahtumat) kysytään nimi, sähköpostiosoite ja tarvittaessa puhelinnumero yhteydenpitoa ja palautteiden keräämistä varten. Lisäksi toiminnan kehittämistä ja rahoittajalle suunnattua raportointia varten kerätään anonyymisti ja vapaaehtoisesti postinumero, sukupuoli, ikähaarukka, perhemuoto, lasten määrä ja iät sekä missä roolissa osallistuu tapahtumaan.

Vanhempien Akatemian yksilöllinen ohjaus

Yksilölliseen ohjaukseen osallistuvilta kysytään nimi (tai pelkkä etunimi tai nimimerkki), sähköpostiosoite ja puhelinnumero yhteydenpitoa ja ajanvarausta varten sekä tarvittaessa toiminnan kannalta keskeiset yhteyshenkilöt (esim.kouluilla) ja tapaamisten ajankohdat. Henkilötunnusta tai syntymäaikaa ei kysytä eikä tallenneta. Lisäksi kerätään anonyymisti ja vapaaehtoisesti seuraavat taustatiedot: ikä, asuinpaikkakunta, koulutus, työmarkkinastatus, perhemuoto, lasten määrä ja iät, tulosyy, onko samaan aikaan muiden sosiaali- tai terveyspalveluiden piirissä ja mahdolliset pitkäaikaissairaudet perheessä.

Koulupoissaoloja ehkäisevässä toiminnassa (Seinäjoki ja lähialueet) sekä kaikissa Vanhempien Akatemian yksilöohjauksissa voidaan asiakkaan kanssa lisäksi yhdessä sopien tehdä lyhyitä kirjauksia tapaamisten sisällöistä asiakashallintajärjestelmään (Sofia). Tähän pyydetään asiakkaalta erillinen lupa, jonka hän allekirjoittaa. Asiakas saa halutessaan nähdä tehdyt kirjaukset. Tehtyjä kirjauksia ei luovuteta eteenpäin ilman henkilön suostumusta. Kirjaukset poistetaan kolmen (3) kuukauden kuluessa sen jälkeen, kun työskentely on päättynyt.

Vanhempien Akatemian aineiston säilyttäminen

Asiakastilanteisiin liittyvä paperinen aineisto säilytetään toimitiloissa, papereille varatussa lukitussa arkistokaapissa.

Henkilöihin liittyvän sähköisen aineiston käsittely tapahtuu asiakashallintarekisteri Sofiassa.

Lapset SIB Jyväskylä:

Toimintaan osallistuvilta pyydetään suostumus tietojen käsittelyyn ja raportointiin. Tätä varten täytetään Jyväskylän kaupungin lomake toimintaan mukaan tultaessa.

Verto:

Ei kerätä mitään henkilötietoja.

Paikka Auki II -koordinaatiohanke:

Hankkeen piirissä olevien yhdistysten yhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero). Hankkeen piirissä olevista työllistetyistä nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero), työnantajana toimivan yhdistyksen nimi. Lisäksi rekisteriin tallennetaan yhteydenpitoon liittyviä asioita, kuten esimerkiksi hankkeelle toimitetut kysymykset ja vastaukset niihin.

Henkilötietojen säilytysaika

Hankkeiden aikana kerätyt tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla hankkeen päätyttyä. Toimintoihin osallistuvien osalta tietoja säilytetään koko osallistumisen ajan sekä yksi (1) vuosi raportointia ja tilastointia varten. Valmennuspajojen osalta henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja jos se toiminnan kannalta (uusiutuva asiakkuus, seuranta) on välttämätöntä, enintään neljä (4) vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Paikka auki II -koordinaatiohankkeen osallistujien yhteystietoja säilytetään viiden vuoden ajan hankkeen päättymisen jälkeen tutkimustarkoituksia varten.

Säännönmukaiset tietolähteet

Hankkeeseen tai toimintaan osallistuvat henkilöt. Lisäksi yhteistyökumppanit- ja sidosryhmät hankkeeseen tai toimintoon osallistuvien luvalla. Työllistymiseen liittyvissä hankkeissa esimerkiksi TE-toimisto.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Valmennuspajoihin osallistuvat henkilöt ja heidän tilanteensa raportoidaan Länsi- ja Sisä-Suomen Aluehallintoviraston PAR-järjestelmään. PAR-järjestelmästä raportoidaan kolmesti vuodessa organisaatiotiedot sekä tilastolliset asiakastiedot valtakunnalliseen PARkki-tietokantaan. Kerättävä anonyymi tilastollinen materiaali toimitetaan valtakunnalliseen tietopankkiin toiminnan rahoittajan seurantaa, visualisointia, ja hallinnollisen päätöksenteon tueksi ja median käyttöön. Tämä aineisto on anonyymiä puhdasta tilastollista materiaalia eikä sisällä asiakkaiden tunnistetietoja.

STEA:n rahoittamista hankkeista ja toiminnoista luovutetaan rahoittajalle vain anonymisoitua tilastotietoa.

Yhteistyökumppaneille, kuten TE-toimistolle tai sosiaalitoimistolle, tietoja voidaan siirtää hankkeeseen tai toimintoon osallistujan suostumuksella.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.