ESR-hankkeiden osallistujarekisteri

Rekisterinpitäjä

Nuorten Ystävät ry

Rekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Euroopan Parlamentin ja Neuvoston asetus (EU) N:o 1304/2013, joka määrittelee, mitä tietoja ESR-hankkeisiin osallistuneista henkilöistä tulee kerätä.

Euroopan sosiaalirahaston rahoittamien hankkeiden kohteena olevien toimenpiteiden osallistujina olevien henkilöiden tiedot kerätään rekisteriin. ESR-asetuksesta 1304/2013 ja yleisasetuksesta 1303/2013 tuleva sitova velvoite antaa jäsenmaalle oikeuden kerätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja ohjelman toteutumisen seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. ESR-rahoitettujen hankkeiden tulee nämä tiedot toimittaa rahoittajan vaatimalla tavalla.

Osallistuva henkilö antaa lomakkeella allekirjoituksellaan nimenomaisen suostumuksensa tietojen keräämiseen ja tallentamiseen. Osallistujalla on lomaketta täyttäessään oikeus tiettyjen arkaluonteisten kysymysten kohdalla valita vastausvaihtoehto ´en halua vastata´. Rahoittaja edellyttää dokumentointia myös tietojen keräämisyrityksestä eli tilanteissa joissa osallistuva henkilö ei halua vastata lomakkeessa asetettuihin kysymyksiin, jolloin siis tietoja ei saada osallistujalta. Koska myös tietojen keräämisyritykset on raportoitava, on lomakkeet säilytettävä asianmukaisesti myös hankkeen toteuttajan toimesta hanketta koskevan säilyttämisajan.

Rekisterin tietosisältö

Tietotyypit

Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
Työllisyystilanne: mahdollinen työttömyyden kesto, työelämän ulkopuolella olo tai työssäoloon liittyvät tiedot
Koulutus: suoritetun koulutuksen aste
Kotitalouden tilanne: työttömyyteen, huollettavana oleviin lapsiin ja kotitaloudessa olevien aikuistenlukumäärään liittyvät tiedot
Muut taustatekijät: ulkomaalaistaustaisuus tai vähemmistöön kuuluminen, vammaisuus, asemanheikkous työmarkkinoilla, asunnottomuus
Lisäksi tietyissä hanketyypeissä: henkilön arvio omasta työkyvystään ja/tai hankkeen vaikutuksista

ESR -asetuksessa (EU 1304/2013) on määritelty, mitä tietoja tulee kerätä kaikista ESR -toimiin osallistuneista. Jos kaikkia näitä tietoja ei saada, ei henkilöstä voida raportoida

Osa tiedoista on luokiteltu arkaluonteisiksi. Näitä ovat otsikon ”Muut taustatekijät” alla olevat eräät kysymykset. Näihin kysymyksiin ei kuitenkaan ole pakko vastata, jolloin osallistujan on tullut valita aloituslomakkeella vaihtoehto ”En halua vastata” ja tämä tieto tallennetaan rekisteriin.

Lisäksi hankkeiden toimintaa varten kerätään esimerkiksi rekisteröidyn itse tuottamaa sisältöä kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten toimintaan liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, erilaiset lausunnot ja työllistymishankkeissa esimerkiksi CV, kiinnostuksen kohteet, harrastustiedot tai muut vastaavat tiedot.

Henkilötietojen säilytysaika

Hankkeiden aloitus- ja lopetuslomakkeet on säilytettävä vähintään kymmenen (10) vuotta hankkeen päättymispäivästä lähtien. Rahoittaja voi antaa myös muita määräyksiä säilytysajasta. Muut hankkeen aikana kerätyt tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla hankkeen päätyttyä

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen luovuttaja eli toimenpiteeseen osallistuva henkilö toimenpiteen aloitus- ja lopetuslomakkeilla. Lisäksi tietojen luovuttaja voi itse toimittaa hankkeiden toiminaan liittyviä sisältöjä, kuten erilaisia lausuntoja sekä työllistymishankkeissa esimerkiksi CV:n.

Muita tietolähteitä ovat sidosryhmät, kuten TE-toimisto tai sosiaalitoimisto.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Hankkeisiin osallistuneista henkilöistä aloitus- ja lopetuslomakkeella kerätty tieto tallennetaan vaadituilta osin rahoittajan ESR-henkilö -järjestelmään. Tietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksesta luovuttaa sidosryhmille, kuten TE-toimistolle tai sosiaalitoimistolle.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.