Kertaluonteisten tapahtumien osallistujarekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Nuorten Ystävät ry
Y-tunnus: 0195035–8
2. Rekisterin nimi
Kertaluontoisen tapahtuman ilmoittautumisrekisteri.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tapahtumaan ilmoittautumisen vastaanottamiseksi, osallistujamäärän hallinnoimiseksi, tapahtuman käytännön järjestelyjen toteuttamiseksi, osallistujille tiedottamiseksi sekä mahdollisen palautteen keräämiseksi. Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin kyseisen tapahtuman järjestäminen edellyttää.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on ensisijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettu etu järjestää tapahtuma, hallinnoida ilmoittautumisia ja viestiä osallistujille tapahtuman toteuttamiseen liittyvistä asioista. Mikäli tapahtuma liittyy rekisterinpitäjän lakisääteiseen tehtävään tai sopimuksen täytäntöönpanoon, oikeusperuste voidaan määritellä tapahtumakohtaisesti.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveydentilaan viittaavia tietoja, ei kerätä ilman välttämätöntä tapahtumakohtaista tarvetta. Esimerkiksi erityisruokavaliota koskevia tietoja käsitellään vain tarjoilujen järjestämiseksi. Jos tapahtumassa pyydetään erillisiä suostumuksia esimerkiksi kuvaamiseen, viestintään tai markkinointiin, suostumus pyydetään erillisenä ja vapaaehtoisena valintana.
5. Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröityjä ovat tapahtumaan ilmoittautuvat tai ilmoitetut henkilöt sekä tarvittaessa heidän huoltajansa, avustajansa tai muut tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset yhteyshenkilöt. Kerättävät tiedot vaihtelevat tapahtumakohtaisesti. Ilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä esimerkiksi seuraavia tietoja:
- nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- organisaatio, tehtävänimike tai rooli, jos tieto on tapahtuman kannalta tarpeellinen
- osallistumista koskevat tiedot, kuten osallistumistapa, läsnäolo, ryhmävalinta tai työpajavalinta
- erityisruokavalio tai muu tapahtumajärjestelyihin liittyvä välttämätön tieto
- huoltajan, avustajan tai muun yhteyshenkilön tiedot, jos tapahtuma sitä edellyttää
- palautetiedot, jos tapahtuman jälkeen kerätään palautetta
- muut tapahtumakohtaisesti ilmoitetut tiedot, jotka ovat välttämättömiä tapahtuman järjestämiseksi.
6. Tietojen lähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumisen yhteydessä. Mikäli ilmoittautumisen tekee toinen henkilö, kuten huoltaja, työnantajan edustaja tai yhteyshenkilö, tiedot saadaan ilmoittautumisen tekijältä.
Ilmoittautumislomakkeella tulee kertoa selkeästi, mitkä tiedot ovat pakollisia ja mitkä vapaaehtoisia. Pakollisiksi merkitään vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä tapahtuman järjestämiseksi.
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset
Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtäviin tapahtuman järjestäminen, ilmoittautumisten hallinnointi, osallistujaviestintä tai muut tapahtumaan liittyvät järjestelyt kuuluvat. Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman käytännön toteuttamiseen osallistuville tahoille, kuten tilaisuuden järjestelykumppaneille, tilapalveluille, majoitus- tai ravitsemuspalveluille, turvallisuus- tai aulapalveluille sekä ilmoittautumisjärjestelmän tai kyselytyökalun palveluntarjoajalle, jos se on tapahtuman toteuttamiseksi tarpeen.
8. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli käytettävä ilmoittautumisjärjestelmä, kyselytyökalu tai muu palvelu edellyttää henkilötietojen siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrosta kerrotaan tapahtumakohtaisesti ja siirrossa käytetään tietosuoja-asetuksen mukaisia siirtoperusteita.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tapahtuman järjestämiseksi, osallistujille tiedottamiseksi, mahdollisten palautteiden käsittelemiseksi sekä tapahtumaan liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi. Tapahtumakohtainen säilytysaika: esimerkiksi 3 kuukautta tapahtuman päättymisestä / muu perusteltu säilytysaika. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan päätyttyä, ellei pidempi säilyttäminen perustu lakiin, sopimukseen tai muuhun asianmukaiseen käsittelyperusteeseen.
10. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietoja käsitellään tietoturvallisesti ja vain käyttötarkoituksen edellyttämässä laajuudessa. Sähköiset tiedot suojataan käyttöoikeuksin, käyttäjätunnuksin ja muilla teknisillä suojatoimilla. Mahdolliset paperiset osallistujalistat tai muut tulosteet säilytetään huolellisesti ja hävitetään tietoturvallisesti, kun niitä ei enää tarvita.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa itseään koskevat tiedot, pyytää virheellisten tietojen oikaisemista, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Jos käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tai tietosuojavastaavalle.
12. Tietosuojavastaava ja yhteydenotot
Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä rekisteröity voi olla yhteydessä tapahtuman yhteyshenkilöön tai Nuorten Ystävien tietosuojavastaavaan. Tietosuojavastaavan yhteystieto: tietosuoja@nuortenystavat.fi.
13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojasääntelyä. Ensisijaisesti pyydämme kuitenkin olemaan yhteydessä rekisterinpitäjään asian selvittämiseksi.